Asynchrones Arbeiten als Zeitarbeitssystem in der Zukunft.

»Die E-Mail pingt. Die neuste Mitteilung auf dem Mobiltelefon verlangt nach Antwort. Das Pad informiert mich über eine Abgabe-Deadline und ich stecke immer noch in einem nicht enden wollenden Meeting fest. Bis 12 Uhr muss die Präsentation für den Kunden fertig sein. Bis 13:30 Uhr sollen wir uns Gedanken zum neuen Produkt-Launch machen. Das nächste Meeting beginnt um 14:00 Uhr. In der Zwischenzeit hat mich eine Kollegin um Rückmeldung gebeten und ich frage mich, wann ich meine eigentliche Arbeit schaffen soll.«

Wir drehen uns im Kreis. So ein nicht enden wollender Strang an Unterbrechungen kann uns das fokussierte und produktive Arbeiten sehr schwer machen. Denn selbst wenn wir es schaffen uns nach Unterbrechungen wieder auf unsere eigentliche Arbeit zu konzentrieren sind wir oft unzufrieden mit unseren geschafften Leistungen. Gedanken wie: »Gefühlt habe ich doch gar nichts geschafft.« lassen uns hinter unseren Arbeitszielen hinterher hinken. Laut dem Statistischen Bundesamt arbeiten Vollzeiterwerbstätige in Deutschland durchschnittlich 41 Stunden in der Woche. Wie viel Zeit ist davon wirklich produktiv und ergebnisorientiert genutzt und wie viel Zeit geht für die Refokussierung nach Unterbrechungen drauf? Geschätzt die Hälfte. Unterbrechungen und die Vorgabe zeitgleich/synchron mit den Teamkollegen zusammen zu arbeiten erhöhen den Druck. Die Devise lautet: am besten alles immer gleich sofort bearbeiten, beantworten oder bewerten.

Synchron oder asynchron. Das ist hier die Frage.

Arbeit in einem Unternehmen ist unweigerlich mit Kommunikation verbunden. Die Art und Zeit dieser Kommunikation kann sehr unterschiedlich sein. Dabei ist sie doch entscheidend, wenn es um die Produktivität und Selbstwirksamkeit von Mitarbeitern geht.

Synchrone Arbeit …

… geht von ein einer Gleichzeitigkeit aus. Alle Mitarbeiter sind zu gleichen Zeiten am Arbeitsplatz, haben Vor-Ort-Meetings, führen Telefonate und Gespräche. Diese Form der Kommunikation zeichnet sich durch eine direkte und sofortige Kontaktmöglichkeit aus, die durchaus auch zu unpassenden Zeitpunkten kommend den eigenen Arbeitsfluss stört. Synchrones Arbeiten verlangt ein hohes Maß an Konzentration und einen hohen Anspruch an den Informationsaustausch. Der Informationssender muss deutlich erklären, was sein Anliegen ist und der Empfänger muss über die direkte Sprache erkennen + sich behalten, was gerade wichtig war. Auch wenn wir uns noch so sehr anstrengen, werden unweigerlich Informationen auf der Strecke bleiben und spätestens beim nächsten Meeting zu Unmut und Frustration führen.

… gleichzeitiges Arbeiten … direkter Kontakt … Störfaktoren rauben Zeit … Informationen bleiben mitunter auf der Strecke

Asynchrone Arbeit …

… hingegen passiert zu unterschiedlichen Zeiten. Alle MitarbeiterInnen können sich einen eigenen Arbeitsfluss definieren und das Zeitfenster für die Interaktion mit den Kollegen auf einen passenderen Zeitpunkt verlegen. Zur internen Verständigung werden Kommunikationsmedien wie E-Mails, Slack, Trello oder MS Teams verwendet. Es entsteht ein indirekter Kontakt, der den einzelnen Teamteilnehmern eine Ungestörtheit ermöglicht, um wirklich fokussiert ihre Arbeit erledigen zu können. Informationen werden verständlicher und dokumentiert festgehalten. Beim Erfragen der nächsten Schritte sind hier die „Anweisungen“ klar dokumentiert und man muss sich nicht an eine Unterhaltung versuchen zu erinnern, die schon ein paar Wochen her ist. Das Dokumentieren und Veranschaulichen von Informationen geht in Fleisch und Blut über und kann von Anderen im Unternehmen genutzt werden. Die Wissensgenerierung kann effektiver auf die Produktivität einzahlen. Wenn ich weiß, dass bestimmte Informationen nachweislich festgehalten wurden, habe ich die Freiheit mich mit andern Dingen zu beschäftigen.

Asynchrones Arbeiten wird uns in der Zukunft mehr mobile Arbeitsalternativen ermöglichen und verstärktes Selbstmanagement eines Mitarbeiters und eigenverantwortliches Entscheiden im Bestimmen der eigenen Arbeitsweise unterstützen.

… ungleichzeitiges Arbeiten … indirekter Kontakt … weniger Störfaktoren + Verbesserter Arbeitsfluss … dokumentieren von Informationen + referenzierbar

Warum ist asynchrones Arbeiten besser für das Business?

Zeit ist Geld und wie wir diese Zeit nutzen ist entscheidend. Wir schätzen den Zeitinvest einer Unterbrechung vielleicht auf 3 Minuten ein und beantworten kurz die letzte Nachricht oder die Frage eines Teamkollegen. Die eigentliche Zeit, um wieder in einen fokussierten Zustand zurückzufinden ist meist jedoch größer. Im Durchschnitt liegt sie bei 23 Minuten. Das raubt Energie, die für die eigentliche Arbeit dringend gebraucht wird.

Was passiert mit unserem Fokus, wenn wir unterbrochen wurden?

Unterbrechungen des Arbeitsalltags sind mitunter nicht zu vermeiden. Wir sind darauf angewiesen mit unseren Kollegen und anderen Mitmenschen in den Austausch zu gehen. Dieser ist bei asynchroner Arbeit nicht weniger wichtig als im direkten, synchronen Kontakt. Es geht dabei also eher um ein besseres Timing dieser Interaktionen als deren Vermeidung.

Auch wenn wir Nachrichten am liebsten so schnell wie möglich beantwortet wollen, sollten wir uns dafür feste Zeiten setzen. Ein fokussiertes Arbeitsintervall von 90 Minuten wird von 30 Minuten Entspannung unterbrochen. In diesen Unterbrechungen können Nachrichten beantwortet, E-Mail versendet und Telefonate geführt werden. Ist dieser Arbeitsrhythmus klar kommuniziert können sich Kollegen auf mögliche Unterstützung und Reaktionszeitpunkte einstellen.

Wenn wir also wissen, dass asynchrones Arbeiten der Weg zu einer höheren Fokussierung und dadurch auch einer gesteigerten Produktivität ist, warum läuft dann trotzdem immer noch so vieles synchron in Unternehmen ab?

Unternehmen können noch nicht ohne Bedenken den Weg des Vertrauens gehen. Asynchrones Arbeiten bedeutet auch, dass die Mitarbeiter flexibler in ihren Arbeitszeiten und Orten werden können. Die Angst vor Kontrollverlust lässt viele Unternehmen zögern diese andere Art der Kommunikation zu wählen.

Hier einmal eine Gedankenentkräftung für alle Skeptiker:

»Die Mitarbeiter arbeiten dann bestimmt weniger, wenn sie nicht alle zur gleichen Zeit auf der Arbeit sind.« – Eher das Gegenteil wird der Fall sein. Ich will nicht behaupten, dass es nicht auch hier und da mal lila Schafe geben kann, aber der Großteil der Belegschaft wird eher zu viel als zu wenig arbeiten. Die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit werden neu definiert und die Gefahr ist größer, dass Mitarbeiter eher zu viel arbeiten als zu wenig. = eine aktive Gesundheitsbewertung ist ratsam.

»Ich bekomme dann aber nicht alle Mitarbeiter täglich zu sehen. Wir werden zwischenmenschlich verkümmern.« – Wer hat eigentlich gesagt, dass uns HR vorschreiben kann, wer unser Freunde sind? Interaktionen werden nicht aussterben. Sie werden nur selbstbestimmter.

»Wir werden unser Deadlines nicht einhalten können, wenn jeder Arbeitet wann er will.« – Nur weil sich ein Mitarbeiter selbst entscheiden kann, wann am Tag sie oder er am besten produktiv arbeiten kann heißt das nicht, dass Deadlines in Gefahr geraten. Die Strategie wird sich von ZEIT – fokussiert in OUTPUT – fokussiert verlagern.

Vorteile von asynchronem Arbeiten auf einen Blick:

Gibt es noch Skeptiker unter euch? Schreibt mir eure Bedenken. Lasst uns diskutieren.